Grupisanje redova i/ili kolona je korisna opcija kada želite da pojednostavite rad sa velikim Excel tabelama. Ipak, da biste to učinili morate prvo da samostalno napravite međusume i konačnu sumu, a tek onda da pristupite formiranju grupa. Šta ćete da uradite ako vam kažem da Excel to sve može da izvede automatski?

Automatsko grupisanje sa izračunavanjem međusuma i konačne sume vrši se uz pomoć opcije Subtotal koja se nalazi unutar Data ribona. Krenućemo od jednostavne tabele koja sadrži četiri kolone: MALOPRODAJNI OBJEKAT, NAZIV ARTIKLA, KOLIČINA i IZNOS. Najpre, potrebno je sortirati podatke prema koloni koju ćemo da iskoristimo za grupisanje. U našem slučaju, to je kolona MALOPRODAJNI OBJEKAT.

Zatim, pokrenite opciju Subtotal. Otvoriće se istoimeni dijalog prozor u kome je potrebno zadati parametre grupisanja i agregacije podataka.

Padajuća lista At each change in služi za izbor kolone prema kojoj se vrši grupisanje. Kao što je rečeno, to je kolona MALOPRODAJNI OBJEKAT. U listi Use function potrebno je izabrati funkciju koja se koristi za agregaciju podataka, a u listi Add subtotal to treba izabrati one kolone na koje se ovo odnosi, odnosno gde želimo da kreiramo međusumu. Funkcije za agregaciju mogu da budu: Sum, Average, Count, Min, Max, Product itd. Sum je podrazumevana vrednost i to nećemo menjati, a međusume ćemo da izračunamo za kolonu IZNOS. Klikom na OK potvrdite izbor i Excel će grupisati i presabrati podatke.

U radnom listu ćete videti grupisane redove prema hijerarhije uz međusume i konačnu sumu koje se odnose na kolonu IZNOS. Na lak način možete raširiti ili skupiti redove kako biste videli detaljniji izveštaj ili uklonili nepotrebne detalje.

Postupak dodavanja međusuma možemo i da ponovimo. Pokrenimo ponovo opciju Subtotal. Ovaj put ćemo da iskoristimo funkciju Average nad kolonom KOLIČINA. Ispod liste možete da vidite još tri opcije. Remove Current Subtotals menja trenutne međusume. Ovo treba da bude uključeno prvi put, a svaki naredni put isključite ovu opciju. Page break between groups je opcija kojom zadajemo da se nakon svake grupe kreira prekid stranice. Ovo može da bude korisno ako štampamo izveštaj. Poslednja opcija, Summary below data služi za kreiranje ukupne sume.

Dugme Remove All ukida grupisanje i agregaciju, ali mi ćemo ipak kliknuti na OK da potvrdimo izbor i dopunimo izveštaj međusumama sa prosečnim prodatim količinama.

Možda će vas zanimati: